Digital fremlæggelse er en sjov størrelse. Part 2.

Jeg har siddet lidt i weekenden og læst mit første indlæg igennem en del gange, for at se om det gav mening og hvordan man kunne bygge videre på det indlæg. Jeg kom så i tanke om en samtale i klassen jeg overhørte for nogle dage siden omkring digital fremlæggelse og hvilke programmer og fremgangsmåde med programmerne som man skulle kunne for at få et godt power-point show strikket sammen uden de store kvaler undervejs.

Jeg vil gerne dele mine erfaringer med hvad jeg gjorde fra “ophængningsfasen” og til den store dag (eksamen).

Lige som det sidste indlæg vil jeg sætte det op i punkt-form, da i så selv kan vælge de emner ud som i måske har interesse i at høre om. Punkterne vil stå efter program og vil blive opstillet i rækkefølge efter hvornår programmet bliver relevant i forhold til ophængningsprocessen. Nogle af de programmer som vil blive nævnt og beskrevet er betalingsprogrammer som jeg selv har. Men jeg vil linke til open-source (gratis) programmer som kan præcis det samme.

Scanning af dokumenter/tegninger på printer. Ja det er ikke på sin vis et program der er tale om. Men ikke destomindre var det et kritisk punkt for mit eget vedkommende. “madpapirs” skitser er stadig en skitseform som mange holder sig til og med god grund! Jeg skitserede sidste semester med en blød blyant. Dette ville vise sig at være dumt når det kom til scanningen, så jeg kunne få mine skitser over på pdf format og efterfølgende rigtigt arkiveret.

Selvom printerne på skolen er gode nok til det arbejde vi har med at gøre, så kan skitser tegnet med blødt bly være svære at få til at stå skarpe og præcise på en scannet tegning. Efter et par uger med skitsering forsøgte jeg med nogle forskellige tykkelser af tuscher nede fra boghandlen. Jeg tør godt sige at tegningen står langt kraftigere med tusch end blyant for mit vedkommende. Dette er selvfølgelig en smagssag. Men det skal være i ens baghovede under skitseringsfasen at få tegnet kraftige streger uanset om man bruger blyant eller tusch.

Cutepdf. (revit sheets til pdf. format) Når nu ens revit sheets står færdige og klar til udprint, så er dette lille program en løsning til at få hevet sheet’ene ud på pdf uden at skulle printe først.

Programmet installere sig selv som en virtuel printer som man derefter kan tilvælge under printer inde i Revit eller hvilket som helst andet program hvor man ønsker at printe ud fra. Man sætter sit dokument op på samme måde som altid og trykker print. Derefter kommer en pop-up frem hvori man kan bestemme placering og navn på pdf. filen.

Gratis program: http://www.cutepdf.com/ (Vælg writeren som ligger øverst på listen.)

Nitro pdf professional. (dokument konvertering til pdf. samt redigering af dokumentet) Da min gruppe og jeg var færdig med projektet, havde vi 239 relevante filer som skulle bruges i vores power-point show. Det var eksempelvis Word, Excel, Project, Revit-filer. For at holde alle filer til en standard (pdf.) så brugte vi i dette tilfælde Nitro pdf til at konvertere med.

Grunden til at vi brugte et “købe-program” til denne opgave er at vi efter konverteringen har mulighed for at redigere i pdf. dokumentet, så det bliver stillet rigtigt op. Dette gælder eksempelvis drejning af dokumentet. Ofte står dokumentet på hovedet eller bare lige skal drejes 90 grader til højre. En anden god grund til vi brugte et “betalings-program” var så vi kunne sammensætte flere forskellige pdf. dokumenter i et samlet dokument. I vores tilfælde var det for at sætte skitser -> kvalitetssikring -> færdig tegning, sammen i et dokument, så lærerne nemmere kunne se vores proces.

Gratis program: http://www.freepdfeditor.net/ Et lille nemt program hvor der er forklaringer til de forskellige funktioner.

Microsoft PowerPoint. Hvis man har læst min part 1, omkring digital fremlægning, så vil jeg anbefale man hopper hen til TO DO listen og læser delen med power-point og oprette et mappesystem og så hyperlinke, fremfor at loade filerne ind i power-point showet.

Inden man begynder på powerpoint anbefaler jeg at man gør sig klar over hvilken opsætning man vil køre af enten mappe system eller loade filer ind. Jeg forklarer omkring hyperlinkning, da det er min personlige holdning at det er mest holdbart og sikrest når det kommer til back-up. Når dette er på plads og man vil til “ophængningen” så begynder man med at bestemme om man vil køre efter en skabelon fra nogle ældre semestre, eller om man vil sætte sin helt egen op fra bunden af. Min anbefaling er at bruge en skabelon første gang, da der efter min mening er nok problematikker første gang.

Når man har enten valgt en skabelon eller bygget sin egen op, så kan man begynde at sætte billeder ind med forsiden af ens pdf. filer. Dette gøres på 2 måder.

– Enten ved at åbne pdf dokumentet, tilpasse den siden og trykke printscreen. Derefter ligge det over i Paint, beskære det til og trykke ctrl+c, og så gå over i power.point og trykke ctrl+v. Man får så billedet med over og derefter kan man så beskære det til i de rigtige højder og bredder via billedformat.

– Den anden metode er at åbne pdf. filen i sin pdf viewer, lade vinduet stå åben på sit skrivebord. Hoppe over i power-point og trykke på skærmbillede under indsæt. Billedet vil så komme derind og man kan så i power-points egen beskæring, redigere billedet til de korrekte mål.

Når man så har fået sat billedet det korrekte sted, så højreklikker man på billedet og trykker på hyperlink. I det pop-up vindue kan man der navigere sig selv hen til den konkrete fil og tilføje den til billedet. Når man så er inde i dias showet og trykker på billedet, så åbner den pdf. filen.

Gratis program: http://download.openoffice.org/index.html (En samlet “office” pakke, hvori programmet “impress” kan det samme som power-point)

Dette har været en kort gennemgang af programmerne som jeg og min gruppe har brugt undervejs i de sidste 3-4 dage op til eksamen. Vi har bagefter draget os nogle erfaringer omkring dette og snakket det igennem om hvordan vi følte processen gik. Det som “ramte” os hårdest var helt klart “slavearbejdet” som der ligger i at indsætte billede -> beskære -> hyperlinke. Dette kan tage lang tid og vi anbefaler ikke at man begynder på at sætte hele sin fremlæggelse op 3-4 dage inden, da der opstår mange ting som bare tager ekstra tid.

Fase opdel fremlægningen, så man får startet op på sin power-point show allerede fra slutning af første fase af jeres projekt. På den måde får i sat det bedst muligt op og undgår 2-3 dage med hyperlink og beskæring. (vi har tvunget os selv til dette!)

Jeg håber denne lille “guide” kan hjælpe fremover, samtidigt håber jeg der kommer en del råd og fif fra folk af så jeg også kan blive klogere på området 🙂

Der vil snarest muligt blive lagt en video ud, hvori jeg filmer hele processen fra at printe et sheet ud i pdf -> redigere det til -> tilføje skitser i samme fil -> arkivere i en fremlægningsmappe -> tage billede og indsætte i PP -> beskære og hyperlinke -> få hyperlink til at virke. Så hold øje med bloggen hvis det har interesse.

/Kenneth Højbjerg, bk5b F2011

Digital fremlæggelse er en sjov størrelse. Part 1

Hej alle nysgerrige læsere.

Jeg har fået den store ære at få lov til at blogge lidt på IT-cafeen’s blog. “Hvorfor gør jeg nu det, når jeg ikke sidder dernede og hjælper folk?” Jo nu skal i høre! Jeg sad for nyligt i bil sammen med 3 personer der gør utroligt meget for konstruktør linjen i Aalborg. Under turen får jeg fortalt om dette projekt de har sat igang. En blog hvor elever og erhvervslivet skulle mødes og løfte problematikker sammen.

Da jeg blogger rundt omkring på nettet til hverdag, så fangede dette min interesse ret så hurtigt. Samtidig har jeg altid følt at jeg har noget at byde ind med på netop sådan en blog som denne her.

Dette indlæg her skal handle om mine personlige THE DO og THE DONT DO emner indenfor hele digital fremlæggelses processen, samt nogle af de ting jeg går og fifler med af nye ideer.

THE DONT DO liste:

– Tro at digital fremlæggelse først begynder når man skal sætte power-point showet op 3-4 dage inden fremlæggelsen. Dette er en helt forkert holdning da der skal en overordnet struktur på ens mængde af filer. Da min gruppe og jeg sidste semester valgte at fremlægge digitalt, havde vi ikke tænkt over hvor meget unødvendigt arbejde der kunne opstå ved ikke arkivere alt ens materiale løbende og navngive det rigtigt med det samme. Heldigvis var det et andet fokusområde som vi ville give os i kast med, men det var slet ikke tænkt sammen fra starten af semestret.

– Tro kvalitetssikring kun hører til tegninger og revit modeller. Ved alt den arkivering af filer, så V-I-L der opstå fejl i navngivning og placering af filerne. Dette er helt klart noget som der skal være fokus på undervejs i ens semester.

–Først tage back-up’s af ens digitale arkiv langt henne på semestret. Jo større ens digitale arkiv bliver, jo farligere er det ikke at have en back-up, hvis tingene nu går galt.

– Alle “diverse” eller “rodekasse” mapper til fil arkivering skaber oftest flere problemer end hvad der er godt.

Listen kunne nemt blive meget længere. Men det er disse hovedpunkter der efter min mening er vigtigst at have med sig hele vejen.

THE DO liste:

– I et projekts opstart skal der findes et arkiverings system. Dette gælder primært en mappestruktur som gør det let og overskueligt at finde sine filer under hele projektet. Et godt råd ville være at fase inddele sine mapper.

Min gruppe valgte at bruge Projektweb som vores arkiveringssystem. Primært grundet back-up funktioner, søgefunktioner og metadata valgene. Samtidigt brugte vi Bips C204 og C212 navngivningssystemer til alle vores filer.

– Ugentlige gruppemøder er på mange måder et must. Min gruppe har altid holdt et 1-2 timers møde hver tirsdag hvor vi gennemgik vores tidsplan, timer diverse problemer. MEN! vigtigst af alt, sørgede for at uploade alle dokumenter til vores arkiv (projektweb). Det var meget nemmere at smide de dokumenter op når vi lukkede dem, end at vente til sidst med at uploade alt på en gang.

– Kvalitetssikring får større betydning. Fejl på tegninger ses ikke så nemt på en skærm, da man ikke kan se helheden på en gang. Vi 0plevede i gruppen flere gange hvor at fejl ikke blev opdaget, når vi ikke printede tegningerne ud og tjekkede dem igennem. Andre grupper nikker også genkendende til dette problem og de er også enige om en større fokus på kvalitetssikring.

– Pdf format er vejen frem til en god præsentation! Når de dage kommer hvor søvn er en mangelvare og alt skal smækkes ind i nogle slide show’s, så er pdf formatet vejen frem. Når i selv vælger at sige “Nu laver vi ikke mere på projektet og gør klar til ophængning”, så gør jer selv den tjeneste at konvertere ALLE dokumenter til pdf. formatet. Det stiller mindre krav til lærerne og jer når i skal fremvise jeres projekter, da det så kun kræver 1 program i stedet for 5-6 forskellige.

– Hyperlink til power-point bliver jeres ven. Hvis i vælger at bruge power-point til præsentations værktøjet, så står i over for et valg. 1. loade alle dokumenter ind i jeres power-point fil eller 2. lave en projekt mappe og hyperlinke alle dokumenter derind i power-point showet. Jeg har gennemført nogle tests af min gruppes power-point show hvor at det var hyperlinket og loadet ind.

Den hvor jeg loadede det hele ind, begyndte meget hurtigt at trække CPU og RAM, som et power-point show normaltvis ikke skal gøre. Dette skyldes først og fremmest en loadet power-point kommer op og fylde over 100mb (meget nemt.) Mens at en hyperlinket power-point fyldte 2,4 mb og ikke trak på CPU og RAM udover når PDF vieweren skulle åbnes.

Der findes rigtig mange råd og fif som også kunne bruges. Men i stedet for at skrive dem alle, vil jeg hellere fortælle nogle hovedpunkter jeg ser som vigtige og helt grundlæggende regler man bør tage til sig.

Denne tråd skulle helst bringe en masse gode debatter i fremtiden, da det er stadig er noget helt nyt for rigtig mange elever og lærere.

Jeg ser frem til debatten 🙂

/Kenneth Højbjerg, bk5b F2011